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采购订单的确认
采购订单经总经理批准后,由采购发出给外部供方,并要求外部供方进行确认以下内容:
l 物料的名称、种类、图纸、规格和质量要求是否能理解并有能力满足;
l 采购物料的价格和付款方式是否接受;
l 要求的交货期限和交货方式是否满足;
l 其它采购单附带的任何条款是否接受。
采购应跟进外部供方采购单确认的结果,双方存在任何分歧和异议都及时得到妥善的协商解决,并书面记录双方终接受确认结果。
一般情况下,采购应要求外部供方在一个工作日确认采购订单并书面回复确认结果。除非我司内部因素的影响到采购订单的确认,采购应要求外部供方应在两个工作日内妥善解决双方存在任何分歧和异议,否则,采购人员应考虑另外选择其它外部供方。
2供方准时交货的管理
采购应所选择的外部供方进行采购交货期限的协商确认。当物料批量采购时,采购应拟订分批交货计划,要求外部供方进行分批交货。
当外部供方确认并承诺交货期,采购应在交货期之前与外部供方保持良好的沟通,及时掌握外部供方的物料准备进度,确保外部供方能够如期地准时交货。当外部供方不能够准时交货时,采购应书面通知物料的需求单位和重新确定交货期限,并对外部供方采取适当的措施。
必要时采购应要求供方提出交货计划和紧急应变措施。
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